Es kann verschiedene weitere Gründe geben, die die Nutzung von Archivgut beschränken.
Beispiele sind:
- Konservatorischer Zustand: Befindet sich Archivgut in einem konservatorisch schlechten Zustand, kann es für die Benutzung gesperrt werden, um eine weitere Verschlechterung des Zustand möglichst zu verhindern. In diesem Fall wird versucht eine Benutzung über andere Repräsentationen, bspw. Digitalisate oder Mikrofilme, möglich zu machen.
- Aufbewahrungsfrist: Ist bei Akten die sogenannte behördliche Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen, handelt es sich um Registraturgut der aktenführenden Stelle und noch nicht um Archivgut. In diesem Fall wird der Zugang durch das Informationsfreiheitsgesetzgeregelt, nicht durch das Bundesarchivgesetz. Ein Antrag auf Einsicht ist daher unmittelbar an die aktenführende Behörde zu richten.